「幹事、よろしく」と言われたら
突然「今度の歓迎会、幹事お願い」と言われたとき、まず頭をよぎるのは「何から始めればいい？」という戸惑いではないでしょうか。
歓迎会・送別会は、メンバーの出入りに合わせて年に複数回開催されることも多く、会社の文化や慣習の影響を受けやすいイベントです。「いつもと同じ場所でいい」という職場もあれば、「今回は少し特別にしたい」と考える幹事もいます。
この記事では、歓迎会・送別会の幹事になったときに最初に決めるべきことから、会場選びのポイント・費用相場・当日の流れ・準備チェックリストまでを体系的にまとめました。
まず決める3つのこと
①日程
歓迎会・送別会は、タイミングが命です。
- 歓迎会：新メンバーが着任してから2〜3週間以内が目安。遅すぎると場の意味が薄れます
- 送別会：異動・退職の発表から退職日までの間。本人の都合を最優先に確認を
候補日は複数出して、参加者の出席率が高い日を選びます。調整ツール（調整さんなど）を活用すると効率的です。
②参加人数
おおよその人数が決まれば、会場の規模と予算の目安が立ちます。全員参加が難しい場合は、コアメンバーのみに絞るか、全体に声をかけて確定人数を把握してから会場を選びましょう。
③予算・会費
会費の設定は幹事の悩みどころのひとつです。一般的な目安は以下のとおりです。
| 参加人数 | 一般的な会費目安 |
|---|---|
| 10〜20名 | 5,000〜10,000円 |
| 20〜40名 | 4,000〜8,000円 |
主役（歓迎される側・送られる側）は会費を免除または半額にするのがマナーです。その分をほかの参加者で割り勘にすることが一般的です。また、上司・役職者が多めに負担する慣習がある職場もあるため、事前に確認しておきましょう。
歓迎会と送別会の違い：場の作り方
歓迎会と送別会は、同じ「会社の宴会」でも場の目的・演出の方向性が異なります。
歓迎会の場合
歓迎会のメインテーマは**「新しいメンバーをチームに迎え入れること」**です。
- 新メンバーの自己紹介の時間をしっかり設ける
- 既存メンバーとの交流が生まれやすい席配置にする
- ゲーム・クイズで名前を覚えてもらう演出も有効
- 「これからよろしく」という前向きな雰囲気で締める
送別会の場合
送別会のメインテーマは**「これまでの感謝を伝えること」**です。
- 主役のこれまでを振り返るムービーや写真スライドがあると◎
- スピーチ・メッセージカードなど、言葉で感謝を伝える時間を大切に
- プレゼントや花束の贈呈タイミングを事前に段取りしておく
- 涙あり笑いありの、温かい締めくくりを意識する
会場選びの5つのポイント
①人数に合ったサイズ
広すぎる会場は一体感が失われ、場が盛り上がりにくくなります。参加人数に対して「ちょうどいい広さ」の会場を選ぶことが、宴会の雰囲気づくりに直結します。
②完全貸切かどうか
社内の人事・評価・移動理由など、外には漏れたくない話題が出やすい歓迎会・送別会では、他のグループと空間を共有しない完全貸切の会場が安心です。声のトーンを気にせず、本音のスピーチや感謝の言葉が話せます。
③料理のクオリティ
「どこに行ったか」より「何を食べたか」のほうが記憶に残る宴会も多いものです。特に送別会では、主役への感謝の気持ちを「場と料理のグレード」で表すことができます。コースのクオリティや食材へのこだわりを事前に確認しましょう。
④演出の自由度
プロジェクターを使ったムービー上映・メッセージカードの展示・BGMのカスタマイズなど、やりたい演出が可能かどうかを確認します。「制約が多くて思い通りにできなかった」という後悔は、事前確認で防げます。
⑤アクセスと帰りやすさ
平日夜の開催が多い歓迎会・送別会では、終了後の帰りやすさも重要です。終電を気にしながら過ごすより、駅近で帰宅動線が良い会場のほうが、参加者全員がゆったりと楽しめます。
費用相場
歓迎会・送別会の総費用目安
| 参加人数 | 総費用目安 | 一人当たり会費目安 |
|---|---|---|
| 10〜15名 | 6〜15万円 | 5,000〜10,000円 |
| 20〜30名 | 12〜25万円 | 5,000〜8,000円 |
| 30〜40名 | 15〜30万円 | 4,000〜7,000円 |
内訳の目安
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| コース料理 | 一人5,000〜12,000円 |
| 飲み放題 | 一人2,000〜4,000円 |
| 貸切料・会場費 | 0〜3万円（無料の会場も多い） |
| 主役の会費補填 | 残り参加者で按分 |
| プレゼント・花束 | 3,000〜10,000円 |
| ムービー・印刷物 | 0〜5,000円 |
当日の流れ（タイムライン例）
| 開宴30分前 | 幹事が会場入り。席次・名札・プレゼントの配置確認。プロジェクター・BGMの動作確認 |
|---|---|
| 開宴〜10分 | 幹事の開会あいさつ。上司または代表者による乾杯の発声 |
| 10〜30分 | 【歓迎会】新メンバーの自己紹介タイム。既存メンバーも一言ずつ歓迎の言葉を添えると◎ 【送別会】参加者による主役への一言スピーチ・思い出エピソード |
| 30〜80分 | コース料理・歓談タイム。全員のテーブルを見ながら会話が生まれているか確認する |
| 80〜100分 | 余興・ゲームタイム（ビンゴ・クイズなど）または、ムービー上映・メッセージ朗読 |
| 100〜115分 | 【歓迎会】「これからよろしく」の記念撮影 【送別会】プレゼント・花束の贈呈。主役のあいさつ。記念撮影 |
| 115〜120分 | 締めのあいさつ（一本締め・三本締めなど）。会費精算・二次会案内 |
幹事の準備チェックリスト
2〜4週間前
- □ 日程・場所・予算の大枠を決める
- □ 参加者への案内送付・出欠確認
- □ 会場の予約
- □ アレルギー・食の制限の確認
1週間前
- □ 参加人数確定・会場に最終報告
- □ 会費の集金方法・タイミング決定
- □ 進行台本の作成（タイムライン・あいさつ順）
- □ プレゼント・花束の手配
- □ 演出（ムービー・スライドなど）の準備
- □ 席次の決定
前日・当日
- □ 会費封筒・おつりの準備
- □ 当日の連絡先・緊急連絡フローの確認
- □ 早めの会場入り（30分前が目安）
- □ 締めのあいさつを誰に頼むか事前に確認
銀座「ラシックアンジュール」の歓迎会・送別会
ラシックアンジュールは銀座一丁目駅より徒歩1分の完全貸切専門会場です。ウェディング専門式場ならではの上質な空間と料理を、宴会・パーティー用途でもご利用いただけます。
社内の話が気兼ねなくできる完全貸切
他のグループとフロアを完全に分離した貸切空間のため、人事や異動の話題も含め、本音で語れる席が実現します。スピーチや感謝の言葉も、周囲を気にせずに。
料理で「特別な場」を演出する
鎌倉の契約農家から直送される旬の野菜を使ったフレンチコース。「いつもの居酒屋とは違う」という特別感が、歓迎される側・送られる側の記憶に長く残ります。「この会社に来てよかった」「この職場で働けてよかった」という感情を、料理と空間が後押しします。
30〜60名規模で全員の顔が見える宴会を
歓迎会・送別会のよくある規模である20〜40名に対して、広すぎず一体感のある空間をご用意しています。主役の顔が全員から見え、スピーチの声が届く距離感が、場の温度を上げます。
まずはお問い合わせまたは無料相談から。ご希望の日程・人数・予算をお知らせください。
まとめ
歓迎会・送別会の幹事を成功させるカギは、早めの日程確定・人数に合った会場選び・当日の段取り準備の3点です。会場は「完全貸切かどうか」「料理のクオリティ」「演出の自由度」を軸に選ぶと、参加者の満足度が高い宴会になります。また、歓迎会と送別会では場の目的が異なるため、演出の方向性を変えることを意識しましょう。幹事の準備が整った宴会は、主役にとっても参加者にとっても記憶に残る一夜になります。
この記事を書いた人：[向後直登]（パーティーコーディネーター）
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